個人情報に関する保護方針

ヘルスケアトータルソリューションズ株式会社（以下、「当社」という）は、当社の主業務であるヘルスケアサービスに係わる事業を営む上で、個人情報が当社にとって重要な責務であることを認識し、本個人情報保護方針を定め、全従業員に周知徹底すると共に、確実に実行します。

個人情報保護の活動を通じ、以下の個人情報保護方針に基づき、役員および社員が一体となってマネジメントシステムの改善に努め、個人情報の適切な取り扱いに努めます。

1.個人情報保護体制の確立

当社は、個人情報保護マネジメントシステムを効果的に実施するために、役割、責任及び権限を定めた運営組織を確立します。

2.個人情報保護方針の目的

当社は、「個人情報保護マネジメントシステム」を策定し、全従業員に教育・周知徹底し、適切に実施・維持・改善し、個人情報の安全性及び信頼性の確保に努めます。

3.目的外利用の禁止

当社は、個人情報の目的外利用を行わないため、必要な対策を講じる手順を確立し、実施し、維持します。

4.法令・規範の遵守

当社は、確実な個人情報保護の実現のため、個人情報の保護に関する法令及び国が定める指針、その他の規範、行政機関が定めた個人情報保護に関する条例・規範・ガイドライン等を遵守します。

5.安全対策の実施

当社は、個人情報の正確性及び安全性を確保するため、必要に応じた安全対策を実施し、個人情報への不正アクセス、または個人情報の漏えい、滅失又はき損等について適切な防止及び是正処置を実施いたします。

6.苦情及び相談への対応

当社は、個人情報の取り扱い及び個人情報保護マネジメントシステムに関して、本人からの苦情及び相談を受け付けに対して、適切、かつ、迅速な対応を行うために、必要な体制を整備すると共に手順を確立し、維持します。

7.継続的改善

当社は、本個人情報保護方針を頂点として策定する個人情報保護マネジメントシステムについては、内部監査や見直しを継続的に実施し、その水準を維持いたします。

制定年月日：平成20年2月28日

最終改訂年月日：令和4年4月01日

ヘルスケアトータルソリューションズ株式会社

代表取締役　高野　賢裕

【個人情報の保護に関するお問い合わせ窓口】

ヘルスケアトータルソリューションズ株式会社  個人情報問合せ係

電話番号：03-3962-5100    メールアドレス：hcts-privacy@hcts.co.jp

（月曜日から金曜日  10：00～17：00  ただし、祝祭日、年末年始、当社指定の休業日を除く）

個人情報の取扱いについて

• 当社が取り扱う個人情報の利用目的

  (1)ご本人から直接書面によって取得する個人情報（ホームページや電子メール等によるものを含む）の利用目的

   取得に先立ち、ご本人に対し書面により明示します。

  
  

  (2)前項以外の方法によって取得する個人情報の利用目的

  分類	利用目的
  業務の受託に伴い、お客様からお預かりする個人情報	・委託元との受託契約に基づく保健事業におけるサービスの実施及び、  サービスに付随するご案内のため ・特定保健指導プログラムにおける特定保健指導および支援業務のため ・特定健康診査結果のデータ管理支援業務のため ・健康関連データ分析サービスのため ・栄養分析業務のため
  株主情報	定期株主総会連絡のため
  監視カメラ映像	防犯のため

• 保有個人データに関する事項の周知

  当社で保有している保有個人データに関して、ご本人様又はその代理人様からの利用目的の通知、開示（第三者提供記録の開示も含む）、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の請求（以下、「開示等の請求」といいます）につきましては、以下の要領にて対応させていただきます。

  ａ） 事業者の名称

   ヘルスケアトータルソリューションズ株式会社

   東京都板橋区板橋1-6-5

   代表取締役　高野　賢裕

  
  

  ｂ） 個人情報の保護管理者

   管理者名：須藤　律子

   所属部署：管理本部

   電話番号：03-3962-5100    メールアドレス：hcts-privacy@hcts.co.jp

   （月曜日から金曜日 10：00～17：00 ただし、祝祭日、年末年始、当社指定の休業日を除く）

  
  

  ｃ） 全ての保有個人データの利用目的
  

  個人情報の種別	利用目的
  取引先情報	業務管理、各種連絡、請求、支払い管理のため
  従業者情報	従業者管理に係わる業務に利用するため（業務・労務・人事管理業務、給与関連業務、福利厚生業務など）
  退職者情報	退職者との連絡、退職者からのお問合せへの対応に利用するため
  お問合せ者情報	お問合せに回答するため
  本人および代理人の情報(開示等請求時)	開示等の求めに回答するため
  業務情報	業務管理のため
  当社への採用応募者情報	採用応募者への連絡と当社の採用業務管理のため
  特定個人情報	番号法に定められた利用目的のため

  
  

  ｄ） 保有個人データの取扱いに関する苦情の申し出先

   ヘルスケアトータルソリューションズ株式会社  個人情報問合せ窓口

   〒173-0004  東京都板橋区板橋1-6-5  ヒルサイドビル2F

   所属部署：管理本部

   電話番号：03-3962-5100    メールアドレス：hcts-privacy@hcts.co.jp

   （月曜日から金曜日 10：00～17：00 ただし、祝祭日、年末年始、当社指定の休業日を除く）

  
  

  ｅ） 認定個人情報保護団体

   【認定個人情報保護団体の名称】一般財団法人日本情報経済社会推進協会

   【苦情解決の連絡先】  認定個人情報保護団体事務局

   住所：〒106-0032  東京都港区六本木1-9-9  六本木ファーストビル内

   電話番号：03-5860-7565  フリーダイヤル：0120-700-779

  
  

  ｆ） 保有個人データの開示等の求めに応じる手続き
  

   1）開示等の求めの申し出先

  開示等のお求めは、上記個人情報問合せ係にお申し出ください。

  ※電磁的手続きによる開示等をご希望の方は、その旨お申し出ください。原則としてご希望に沿って処理させていただきます。

   2）開示等の求めに関するお手続き

  ①お申し出受付け後、当社からご利用いただく所定の請求書様式「保有個人データ開示等請求書」を郵送いたします。

  ②ご記入いただいた請求書、代理人によるお求めの場合は代理人であることを確認する書類、手数料分の郵便為替（利用目的の通知並びに開示の請求の場合のみ）を上記個人情報問合せ係までご郵送ください。

  ③上記請求書を受領後、ご本人確認のため、当社に登録していただいている個人情報のうちご本人確認可能な2項目程度（例：電話番号と生年月日等）の情報をお問合せさせていただきます。

  ④回答は原則としてご本人に対して書面（封書郵送）にておこないます。

   3）代理人によるお求めの場合、代理人であることを確認する資料

  開示等をお求めになる方が代理人様である場合は、代理人である事を証明する資料及び代理人様ご自身を証明する資料を同封してください。各資料に含まれる本籍地情報は都道府県までとし、それ以降の情報は黒塗り等の処理をしてください。また各資料は個人番号を含まないものをお送りいただくか、全桁を墨塗り等の処理をしてください。

  ①代理人である事を証明する資料

  ＜開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人様の場合＞

  本人の委任状（原本）

  ＜代理人様が未成年者の法定代理人の場合＞いずれかの写し

  戸籍謄本

  住民票（続柄の記載されたもの）

  その他法定代理権の確認ができる公的書類

  ＜代理人様が成年被後見人の法定代理人の場合＞いずれかの写し

  後見登記等に関する登記事項証明書

  その他法定代理権の確認ができる公的書類

  ②代理人様ご自身を証明する資料

  運転免許証

  パスポート

  健康保険の被保険者証

  住民票

   4）利用目的の通知または開示のお求めについての手数料

  1回のお求めにつき1000円

  （紙面でのご請求の場合は、お送りいただく請求書等に郵便為替を同封していただきます。その他の方法でご請求いただく場合は、ご請求時にご相談させていただきます。）

  
  

  ｇ） 個人情報の取扱体制や講じている措置の内容
  

   1）基本方針の策定

  個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等について「個人情報保護方針」を策定しています。

   2）個人データの取扱いに係る規律の整備

  取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人情報保護規程を策定しています。

   3）組織的安全管理措置

  ①個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。

  ②個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しています。

   4）人的安全管理措置

  ①個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。

  ②個人データを含む秘密保持に関する誓約書の提出を全従業者から受けています。

   5）物理的安全管理措置

  ①個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を講じています。

  ②個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を講じています。

   6）技術的安全管理措置

  ①アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。

  ②個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

  
  

  以上